Multe rânduri de obiective

Să presupunem că am avea super-puterea de a apărea, fără să fim percepuți, la minutul 4 al unei conversații în care sunt prezenți 5 oameni ce lucrează în 3 departamente din 2 divizii diferite ale aceleași organizații. Și am putea sta acolo cel puțin 15 minute.

Am putea orare să răspundem la întrebarea: Care e obiectivul?

Sună a problemă de rezolvat. Doar că nu e neapărat o problemă. Este o realitate cotidiană din activitatea profesională a celor care lucrează în organizații suficient de mari cât să cuprindă 2 divizii distincte. Și este despre logica obiectivelor, abilitatea de a le defini, comunica, înțelege și a contribui la îndeplinirea lor.

Adresăm separat  situația cu businessul de familie, unde fenomenul acesta se aplică chiar și în organizații de mici dimensiuni, tocmai pentru că binomul business- familie este prezent tot timpul.

Ce este dificil sau complicat în întrebarea: ”Care e obiectivul?”?

Elementul principal care generează complexitate este o lipsă, care generează spațiu pentru prea multe interpretări. Lipsa, spațiul gol, se nasc frecvent dintr-un bias care zice ”e evident!”.

 Nimic nu e evident! Repetați după mine, de 10 ori: ”Nimic nu e evident”.

Ok, și ce punem în acel spațiul liber, ce lipsește?

Lipsește întrebarea pereche: Obiectivul cui?

Multe rânduri de obiective

Și aici ne izbește complexitatea reală a situației – în conversația descrisă sunt cel puțin 7 seturi de obiective:

1. Obiectivele individuale ale fiecărui participant, ca persoană (om)
2. Obiectivele individuale ale fiecărui participant în rolul pe care îl are a) în mod obișnuit, b) în conversație
3. Obiectivele echipelor/ proiectelor în care fiecare dintre ei lucrează
4. Obiectivele departamentelor pe care ei le reprezintă
5. Obiectivul ședinței/ conversației
6. Obiectivul diviziilor pe care ei le reprezintă
7. Obiectivele organizației

Voi ce ați mai adăuga pe această listă?

Fiecare element din această lista și interacțiunile dintre ele pot fi sursă de neînțelegeri, conflicte, pierdere de timp, energie, bani, oportunități, performanță scăzută.

Data viitoare când pare că bateți câmpii cu grație sau vă învârtiți în cerc, într-o ședință, adresați o întrebare. În varianta mai compactă ar putea suna așa: Care sunt obiectivele de grup și individuale care influențează sau sunt influențate de ce analizăm/decidem noi aici, acum?

Cam prin acest punct, unii dintre voi își vor da ochii peste cap și vor gândi:

”Dacă pun întrebarea asta, ședința va trebui să dureze cu 45 de min mai mult! Noi nu avem timp!”

R: În ce măsură v-ați îndeplinit obiectivele în formatul actual de ședință? Și dacă ajungeți repede la adresa greșită, ce realizați?

”Eu întreb. Cine îmi răspunde (onest)?

R: Aveți o problemă mai mare decât obiectivele neclare sau nealiniate.  Altfel spus, aveți două probleme de rezolvat. Atenție la ordinea în care le adresați!

”Și dacă noi cei prezenți nu găsim toate răspunsurile?”

R: Reorganizați lista de participanți astfel încât cineva din sală să poată oferi informația necesară.

Și eu ce fac, concret?

Reții că:

1. e util să adresezi întrebarea „Care e obiectivul?” pentru fiecare om, echipă, proiect, divizie prezente în conversație. E un pachet de șapte (mai puține sau mai multe) obiective care se ciocnesc, se suprapun sau, în cel mai fericit caz, se aliniază.
2. rolul vostru într-o conversație de acest fel nu e să găsiți răspunsul ideal, ci să ridicați capacul cutiei etichetate ”evident”.

Nu ai nevoie de o super-putere, ai nevoie de o întrebare și de curajul de a o verbaliza la momentul potrivit — cât mai devreme posibil, dar cu siguranță înainte de minutul în care ați luat decizia.

Kit micro de competențe

5 lucruri de exersat la următoarea ședință (la plural, pentru că e util pentru toți participanții)

1. Numiți obiectivul înainte să numiți soluția. Dacă cineva propune o acțiune, întrebați ce obiectiv servește aceasta — al cui, la ce nivel.
2. Distingeți tipurile de obiective. Exersați să separați, măcar mental, cele N seturi de obiective prezente. Nu toate au aceeași pondere în procesul decizional.
3. Verificați alinierea, nu doar existența. Un obiectiv de departament poate exista, poate fi foarte clar și, în același timp, poate contrazice obiectivul diviziei. Căutați activ contradicțiile, nu doar prezența obiectivelor.
4. Alegeți momentul util. Întrebarea „Care e obiectivul?” adresată în minutul 2 poate salva o oră. În minutul 58, poate genera frustrare sau mai rău. Acționați cu bună-credință, întotdeauna.
5. Verificați cine poate răspunde onest, nu doar cine e în sală. Dacă lista de participanți nu acoperă informația necesară, ajustați lista înainte să schimbați întrebarea.

Practicat constant, acest kit comportamental nu elimină complexitatea. Dar o face vizibilă și, prin asta, mai gestionabilă.

Spor la ședință!

Reluăm cazul de mai sus pentru un business de familie în curând, într-un articol separat.