Rolul: pălăria de pe gard

O alegorie des întâlnită pentru a explica rolul este cea de ”pălărie”. E simplă, ușor de înțeles. Este însă o alegorie incompletă pentru că omite modul de interacțiune cu alți purtători de pălărie.

Din experiența de formator din ultimii 20 de ani, cele mai mari surse de ineficiență sunt aproape invizibile și țin de interacțiunile oamenilor din rolurile pe care le au. Atenție la formulare! Te rog nu tăia din text ”interacțiunile oamenilor din rolurile pe care le au”. În funcție de moment și context, individul este același doar că este în alt rol. Ceea ce înseamnă că are niște obiective specifice, care îi vor determina comportamentul.

O alegorie pe care eu o găsesc mai utilă pentru a explica roluri, la plural, mai ales într-un cadru organizațional, este cea de ”ogradă”.

Rolul tău este un teren cu un perimetru determinat, cunoscut de tine și recunoscut de ceilalți, mai ales de vecini (de gard), cei de peste stradă dar și de restul trecătorilor (inclusiv prestatorii de servicii). Ai acces la un set de resursele prezente în/pe terenul tău și la altele care nu provin de la tine din grădină. Poți decide dacă, când sau cum să utilizezi aceste resurse. Consumi în totalitate unele resurse, pe altele doar parțial. La rândul tău, produci output – există elemente care părăsesc ograda ta. Timpul trece, pentru tine și pentru ceilalți în mod similar – soarele răsare și apune indiferent de cât de multe sau puține ai făcut tu sau vecinii tăi astăzi.

Dintre școlile de business cele mai frecvent citate, Harvard definește rolul într-un mod similar, în spiritul autorității, dreptului decizional, al perimetrului și responsabilității.

Care e utilitatea alegoriei Rol – Curte?

Te ajută să identifici rapid suprapunerile sau zonele libere, ale nimănui.

Exisă cazuri reale în care, conform cadastrului, o clădire este simultan la nr. 11 și la nr. 9. La fel există și suprafețe de mii de metrii pătrați care nu sunt nici pe tarlaua 17054 și nici pe 17056. În realitate clădirea este într-un loc. Faptul că cineva nu a corelat cei 7,5 km de stradă reală cu desenul nu schimbă cu nimic poziția ei. Poate influența însă (a se citi încurca) subiecte precum autorizații sau taxe. Terenul există, indiferent dacă cineva a sărit un rând la (tran)scris măsurători.

Similar, când terenurile sunt de fapt roluri iar suprapunerile înseamnă că anumite obiective sunt responsabilitatea lui Mircea și, simultan, a lui George, sau că anumite acțiuni sau obiective au rămas doar un subiect într-o ședință. La un moment dat, cineva își va aduce aminte, doar că nimeni nu o să recunoască. Există chiar o poveste pe această temă despre Cineva, Oricine, Toți și Nimeni, care a rezultat din condensarea succesivă a poeziei Responsabilitate a lui Charles Osgood.

A fost odată o sarcină importantă de făcut. Toți erau siguri că Cineva o va face.

Oricine ar fi putut să o facă, dar Nimeni nu a făcut-o.

Cineva s-a supărat din cauza asta, pentru că era sarcina Tuturor.

Toți au crezut că Oricine putea să o facă, dar Nimeni nu și-a dat seama că nu Oricine  o va face.

În final, Toți au dat vina pe Cineva când Nimeni nu a făcut ceea ce Oricine ar fi putut să facă.

Ca să nu devii și tu personaj în această poveste,

Chei de verificare pentru perimetrul rolurilor:

1. Dacă ar trebui să explici unui coleg nou, , care e rolul tău, în 3 propoziții, ce i-ai spune? Ce ocupă 80% din agenda ta săptămânală? Compară cele 2 răspunsuri de mai sus.
2. Pe fluxul de lucru în care ești inclus în prezent (sau în proiect), ce sarcini sau secvențe de lucru ai senzația că sunt ”ale tale” doar că oficial acestea se regăsesc în responsabilitățile altui rol
3. Îți amintești o situație recentă în care cineva din echipă a spus ”asta nu e în aria mea de responsabilitate” și întreaga echipă s-a mirat sau a intrat în conflict?
4. În activitatea cotidiană, pe ce subiecte/ activități întâmpini cele mai puternice tensiuni referitor la cine e responsabil de ce obiective? Tensiunea e productivă sau paralizantă?

În zicală, iarba e mai verde la vecini. În domeniul rolurilor, se întâmplă să nu prea știm ce se întâmplă în ograda vecinul.

Dacă ai experiență de muncă, probabil că ai trăit sau ai fost martor la situații în care oameni care, de altfel, se înțelegeau bine ca indivizi, erau permanent în conflicte – mai mici sau mai mari, mai la vedere sau mai ascunse – legate de munca lor.

Cei care fac muncă de teren spun despre cei de la birou ”sunt răuvoitori – nu vor să înregistreze ceva în sistem când îi sun”. Cei de la birou spun despre cei de pe teren ”sunt toată ziua la cafea la clienți”.

Adevărul nici nu contează, până când fiecare nu înțelege natura și conținutul rolurilor din organizație, cum interacționează (când lucrurile funcționează dar mai ales când nu funcționează) și cum depind unele de celelalte.

Conflictele se nasc cel mai adesea în raport cu granițele, astfel că următorul punct în care ne uităm este:

Ce se întâmplă la graniță?

5.A. De munca cui depinzi tu? După cine aștepți tu, în mod sistematic, să livreze ce are de livrat, ca tu să poți demara anumite activități.

5.B. Cine depinde de munca ta? Întrebarea de mai sus, în oglindă – cine așteaptă cel mai des ca tu să termini X sau Y sarcină pentru a demara ceea ce el/ea are e făcut (în responsabilitate)?

6. Cât de bine înțelege fiecare obiectivele, constrângerile și conținutul activității vecinilor direcți?

7. Când o sarcină sau un obiectiv nu sunt îndeplinite, care e sursa:

1. • Comunicare deficientă
   • Priorități divergente sau în contradicție
   • Neînțelegerea privind a cui e responsabilitatea

În fiecare curte, e important să facem diferența între responsabilitatea referitoare la îndeplinirea acțiunilor (activităților) și cea privind rezultatul lor. Resursele sunt input, activitățile produc un anumit output.

De ce sunt ambele importante? Pentru că ambele influențează definiția performanței în rolul respectiv.

Gardul (autoritatea privind dispunerea de resurse)

8. Care e cel mai mare obstacol în calea utilizării resurselor de care dispui?

9. Ai nivelul corespunzător de autoritate pentru a-ți atinge obiectivele? (Daca nu, prin câte etape de aprobări trebuie să treci?)

10. Care sunt principalele 2-3 obstacole pe care le întâlnești când trebuie să obții aprobări?

O ultimă precizare: în viața organizațională, e util să ne raportăm la gard ca fiind flexibil pe axa timpului. Motivele sunt multe. Ne dorim inovație, agilitate, flexibilitate.  Lucrăm cu multă incertitudine și multe necunoscute. Vrem să valorificăm cât mai repede și cât mai mult oportunitățile pe care le întâlnim.

Poți schimba o pălărie în tăcere, nu ai nevoie să anunți pe nimeni. Oricum doar unii vor observa. Un gard care se mută în tăcere nu semn de agilitate, e o nouă sursă de suprapuneri sau zone ale nimănui.

Succesul mutării unui gard stă nu atât în frecvența schimbărilor sau modificările pe care le aduce terenurilor pe care le împrejmuiește ci în cine știe că respectiva limită s-a mutat. Incertitudinea și oportunitățile cer, într-adevăr, un perimetru flexibil. Dar flexibilitatea rămâne un avantaj doar atât timp cât vecinii — cei de gard, cei de peste drum — sunt anunțați când limita se schimbă. Altfel, ne întoarcem exact la punctul de plecare: fiecare crede că poartă pălăria potrivită, dar nimeni nu mai știe sigur cine ce teren ocupă azi.